Theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam ngày 22 tháng 11 năm 2019; Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25/9/2020 của Bộ Ngoại giao Hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực

1. Những đối tượng được cấp HCNG ở địa phương

a) Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh ủy.

b) Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh.

c) Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.

d) Đại biểu Quốc hội.

đ) Trong trường hợp cần thiết, căn cứ vào yêu cầu đối ngoại hoặc lễ tân nhà nước và tính chất chuyến đi công tác, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện việc xét quyết định cấp hộ chiếu ngoại giao theo đề nghị của cơ quan, người có thẩm quyền của Việt Nam nêu tại Điều 11 của Luật Xuất nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019 cho những người không thuộc diện quy định được cấp HCNG nêu trên.

2. Những đối tượng được cấp HCCV tại địa phương

a) Cán bộ, công chức theo quy định pháp luật về cán bộ, công chức.

b) Sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân, Công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu trong tổ chức cơ yếu.

c) Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập; người giữ chức vụ cấp trưởng, cấp phó tổ chức cấu thành đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Tỉnh ủy, UBND tỉnh, UBMTTQVN tỉnh, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh.

 d) Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập thuộc cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thuộc Huyện ủy, Thành ủy, UBND huyện, thành phố thuộc tỉnh.

đ) Người giữ các vị trí việc làm gắn với nhiệm vụ quản lý nhà nước trong đơn vị sự nghiệp công lập được giao thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước.

e) Trong trường hợp cần thiết, căn cứ vào yêu cầu đối ngoại hoặc lễ tân nhà nước và tính chất chuyến đi công tác, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện việc xét quyết định cấp hộ chiếu ngoại giao theo đề nghị của cơ quan, người có thẩm quyền của Việt Nam nêu tại Điều 11 của Luật Xuất nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019 cho những người không thuộc diện quy định được cấp HCCV nêu trên.

3. Thủ tục xin cấp HCNG, HCCV

3.1 Hồ sơ: 01 bộ, gồm

- 01 Tờ khai (theo mẫu 01/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BNG ngày 25/9/2020 của Bộ Ngoại Giao hoặc Tờ khai điện tử có mã vạch được kê khai trực tuyến trên Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao tại địa chỉ http://dichvucong.mofa.gov.vn) có dán ảnh đóng dấu giáp lai và xác nhận của cơ quan đang công tác.

- 03 ảnh chụp trong 6 tháng gần nhất (4x6cm; bề ngang 35-40mm) theo tiêu chuẩn ICAO (mắt mở nhìn thẳng, đầu trần, không đeo kính màu, gọng của kính không quá dày, mặc thường phục, đầu và vai thẳng để khuôn mặt chiếm 70-80% ảnh, không xõa tóc, không cười, chụp trên nền trắng, độ sáng, độ tương phản thích hợp, in trên giấy có chất lượng tốt, độ phân giải cao, không có vết mực, nếp gấp, dán vào tờ khai, có đóng dấu giáp lai).

- Quyết định hoặc văn bản cử đi công tác nước ngoài hoặc cho phép đi nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền (theo mẫu 02/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BNG ngày 25/9/2020 của Bộ Ngoại giao).

+ Văn bản phải ghi rõ tên, chức danh, mã ngạch công chức, viên chức của người được cử hoặc cho phép đi nước ngoài, nước đến, thời gian ở nước ngoài, mục đích, nguồn kinh phí cho chuyến đi.

+ Văn bản phải được người có thẩm quyền ký trực tiếp (chữ ký mực tươi màu xanh) và đóng dấu cơ quan.

+ Văn bản có từ hai trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang, nếu trang in cùng một tờ (in hai mặt) thì phải đóng dấu treo ở đầu trang và giáp lai mặt trước cùng mặt sau của 1 tờ; nếu sửa đổi phải đóng dấu vào chỗ sửa đổi.

- Kèm theo HCNG hoặc HCCV hết hạn (nếu đã được cấp). Trong trường hợp mất hộ chiếu thì kèm theo 01 văn bản thông báo việc mất hộ chiếu (theo mẫu 05/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BNG ngày 25/9/2020 của Bộ Ngoại giao).

- Bản sao CMND hoặc các giấy chứng minh của các lực lượng vũ trang (đối với lực lượng vũ trang).

3.2     Các bước thực hiện

- Nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao, địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.

- Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: tất cả các ngày trong tuần (trừ thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày lễ, tết); sáng từ 8h đến 11h, chiều từ 14h đến 16h.

- Cục Lãnh sự tiếp nhận, xem xét hồ sơ và cấp giấy hẹn (giấy biên nhận hồ sơ).

- Thời hạn giải quyết: không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Nhận kết quả trực tiếp tại Cục Lãnh sự theo giấy hẹn.

3.3     Lệ phí: Theo quy định của Bộ Tài chính.

4. Thủ tục xin gia hạn HCNG, HCCV

4.1     Hồ sơ: 01 bộ, gồm

- Tờ khai (theo mẫu 01/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BNG ngày 25/9/2020 của Bộ Ngoại giao hoặc Tờ khai điện tử có mã vạch được kê khai trực tuyến trên Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao tại địa chỉ http://dichvucong.mofa.gov.vn) điền đầy đủ thông tin cá nhân.

- Quyết định hoặc văn bản cử đi công tác nước ngoài hoặc cho phép đi nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền (theo mẫu 02/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BNG ngày 25/9/2020 của Bộ Ngoại giao).

+ Văn bản phải ghi rõ: họ tên, chức danh, mã ngạch công chức của người được cử hoặc cho phép đi nước ngoài, nước đến, thời gian ở nước ngoài, mục đích, nguồn kinh phí cho chuyến đi.

+ Văn bản phải được người có thẩm quyền ký trực tiếp (chữ ký mực tươi) và đóng dấu cơ quan.

+ Văn bản có từ 02 trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang; nếu trang in cùng một tờ (in 02 mặt) thì phải đóng dấu treo ở trang đầu; nếu sửa đổi phải đóng dấu vào chỗ sửa đổi.

- Xuất trình HCNG, HCCV đã được cấp và còn hạn trong vòng 6 tháng.

4.2 Các bước thực hiện

- Nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao), địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.

- Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Tất cả các ngày trong tuần (trừ thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày lễ, tết); sáng: từ 8h đến 11h, chiều: từ 14h đến 16h.

- Cục Lãnh sự tiếp nhận, xem xét hồ sơ và cấp giấy hẹn (giấy biên nhận hồ sơ).

- Nhận kết quả trực tiếp tại Cục Lãnh sự theo giấy hẹn.

4.3 Lệ phí: theo quy định của Bộ Tài chính

6. Nộp hồ sơ và nhận kết quả thông qua Sở ngoại vụ

- Sở Ngoại vụ tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực.

- Sở Ngoại vụ trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích để chuyển hồ sơ kèm theo lệ phí và nhận kết quả từ Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao (theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao).

-  Sau khi nhận kết quả từ Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ kiểm tra, đối chiếu thông tin và trả kết quả cho người đề nghị.

* Cơ quan hướng dẫn, hỗ trợ về thủ tục xin cấp, gia hạn HCNG, HCCV tại tỉnh: Trung tâm Thông tin và Dịch vụ đối ngoại, Sở Ngoại vụ tỉnh Lạng Sơn.

7. Sử dụng và quản lý HCNG, HCCV

7.1 Nguyên tắc sử dụng, quản lý HCNG, HCCV

- Hộ chiếu HCNG, HCCV là tài sản của Nhà nước Việt Nam. Việc sử dụng quản lý HCNG, HCCV phải được thực hiện theo quy định của pháp luật và không được gây thiệt hại cho uy tín và lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

- Người có hành vi sử dụng, quản lý HCNG, HCCV sai quy định thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

7.2 Trách nhiệm của người được cấp HCNG, HCCV

- Có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản HCNG, HCCV.

- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, phải nộp lại HCNG, HCCV cho Sở Ngoại vụ quản lý.

- Khi thay đổi cơ quan làm việc, phải thông báo cho Sở Ngoại vụ về cơ quan chuyển đi hoặc chuyển đến để phối hợp quản lý hoặc làm thủ tục chuyển cơ quan quản lý hộ chiếu theo quy định.

- Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài.

- Phải khai báo với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (nếu mất hộ chiếu ở nước ngoài) hoặc Sở Ngoại vụ về việc mất HCNG, HCCV (nếu mất hộ chiếu ở trong nước).

- Không sử dụng HCNG, HCCV để đi nước ngoài với mục đích cá nhân.